دستورالعمل فرآیند برنامه ریزی
مراحل تدوین برنامه اجرائی (فاز سه) و زمانبندی آن
تدوین برنامه اجرایی (فاز سه) همه ساله با اخذ برنامه‌های اجرایی از واحدها و پژوهشکده های و .....آغاز می شود و برنامه زمانی آن بشرح زیر است:
1- اخذ برنامه‌های اجرایی از واحدها و پژوهشکدهها و ... تا پایان آبانماه
بر اساس بنرامه های بخشی مصوب سال قبل
2- انجام اقدامات زیر توسط شوراهای برنامه ریزی بخشی و ارائه به شورای تلفیق تا پایان آذرماه
- تدوین برنامه‌های اجرایی بخشی و تنظیم زمانبندی آن
- برآورد درآمدها و هزینه های بخش (تنظیم بودجه بخش)
- پیشنهاد میزان و محل های تامین منابع منورد نیاز جهت تحقق اهداف کیفی و کمی
3- تلفیق برنامه‌های اجرایی و ارائه پیشنهاد برنامه اجرایی به شورای علمی تا 15 دیماه
4- بررسی و اعلام نظرات اصلاحی توسط شورای علمی و رائه به تا پایان دیماه
شورای تلفیق
5- اعمال نظرات شورای علمی توسط شورای تلفیق و ارائه پیشنهاد به آن شورا تا 10 بهمن ماه
6- تصویب نهایی برنامه اجرایی (فاز سه) توسط شورای علمی و ابلاغ آن تا 20 بهمن ماه
نمودار نحوه تدوین این فاز در انتهای نظام برنامه ریزی رسم شده است.
روش تدوین برنامه
از میان روشهای مختلفی که برای تدوین برنامه وجود دارد، روشی که متضمن مشارکت سطوح مختلف مختلف سازمانی است برای نهاد جهاد دانشگاهی به عنوان روش بهینه انتخاب گردیده است، زیرا وضعیت بخشهای ستادی جهاد دانشگاهی و مجموعه‌های تحت پوشش این نهاد اقتضا می‌کند که مقوله برنامه‌ریزی در سازمانی متشکل از بخشهای ستادی و مجموعه‌های عملیاتی مشترکاً انجام شود.
این روش از سویی به دلیل گردش آسانتر اطلاعات، تبادل نظر با دست اندرکاران فعالیتهای مختلف و علاقه‌مند شدن آنها به تدوین برنامه و از سوی دیگر به دلیل ساختار خاص تشکیلاتی جهاد و استقلال نسبی واحدهای جهاد دانشگاهی کاراتر به نظر می‌رسد.
گردش کار در فرآیند برنامه‌ریزی را می توان به دو صورت شروع از سطوح پائین‌تر و شروع از سطوح بالا دسته‌بندی کرد. بطور قطع برای هر کدام از این روشها مزایا و محدودیتهایی مترتب است، آنچه در این نظام مد ظر قرار گرفته و یک شکل تلفیقی است در آن حرکتها از پایین ولی بر اساس رهنمودهای بالا طراحی و تنظیم میگردد.
برنامه‌ریزی در جهاد به شش فاز زیر دسته‌بندی می‌شود:
- فاز یک: تدوین کلیات برنامه توسعه جهاد دانشگاهی
- فاز دو: برنامه بخشی شامل اهداف و سیاستهای بخشی
- فاز سه: تدوین برنامه‌های اجرایی
- فاز چهار: تدوین ماده واحده برنامه توسعه جهاد دانشگاهی
- فاز پنج: اجرای برنامه توسعه جهاد دانشگاهی
- فاز شش: نظارت، کنترل و ارزیابی عملکرد برنامه توسعه جهاد دانشگاهی
فرآیند برنامه‌ریزی
اصولاً تدوین برنامه به این منظور صورت میگیرد که یک مجموعه از وضع موجود به وضعی مطلوب از نقطه نظرهای مورد نیاز ارتقاء یابد. از جمله اساسی ترین قدمها در امر برنامه‌ریزی هدف‌گذاری است و هرگاه مجموعه روشنی از اهداف تبیین نشده باشد امکان هدایت یک مجموعه به سوی وضعیت مطلوب ممکن نیست. به همین لحاظ ابتدا باید اهدافی تحت عنوان کلی مورد توجه قرار گیرد. انتخاب این اهداف از یک طرف به دیدگاههای کلی و آرمانها و از طرف دیگر به منابع و محدودیتهای موجود بستگی دارد. نمونه‌هایی از اهداف کلی می‌توانند به صورت ایجاد تحولات ساختار اداری - اقتصادی، افزایش کارآیی در استفاده از منابع و ... باشند. البته این اهداف کلی می‌بایستی به گونه‌ای انتخاب شوند که در مراحل بعدی قابلیت تبدیل به اهداف کمی را داشته باشند. پس از تعیین اهداف کلی، مرحله انتخاب استراتژی فرا می‌رسد. استراتژی عبارت است از انتخاب یک مسیر از بین مسیرهایی که فرا روی مدیریت مجموعه به منظور حصول به اهداف قرار دارد.
جهت هموارسازی حرکت مجموعه و رسیدن به اهداف مورد نظر، نیازمند یک مجموعه از تصمیمات هستیم که جهت تسهیل امور فوق‌الذکر می‌باید توسط مدیریت مجموعه اتخاذ شود که این تصمیمات را سیاستها می‌نامیم.
بطور کلی برنامه توسعه جهاد دانشگاهی در سه سطح، کلیات برنامه، برنامه‌های بخشی و برنامه اجرایی تدوین خواهد شد.
تدوین کلیات برنامه در فاز یک برنامه‌ربزی شامل موارد زیر می باشد:
1- وضعیت موجود شامل نقاط قوت و ضعف ، شرایط محیطی، فرصتها و تهدیدها
2- پیش‌فرضهای اصلی و مبنایی
3- مأموریت و اهداف کلی
4- استراتژی
5- سیاستها
موارد فوق هر پنج[1]سال یکبار توسط کمیته تدوین برنامه توسعه جهاد دانشگاهی (که اعضای آن در قسمت 2-9 مشخص گردیده است) تهیه و به شورای علمی پیشنهاد می‌شود و پس از اعمال نظر و تأیید آنها توسط شورای علمی جهت تصویب به هیأت امناء تقدیم خواهد شد.
با توجه به اینکه در اساسنامه جهاد دانشگاهی اهداف کلی این نهاد ذکر شده است لذا مورد بند 3 از اساسنامه استخراج می گردد.
پس از تصویب کلیات برنامه توسط هیأت امناء رئیس جهاد دانشگاهی آنرا به مراجع ذیربط ابلاغ می‌نماید.
فاز دو برنامه‌ریزی یعنی برنامه بخشی هر سال یکبار و مشتمل بر عناوین ذیل تدوین میگردد:
1- اهداف کیفی بخشی
2- اهداف کمی بخشی
3- سیاستهای بخشی
در این فاز زمینه فعالیت بخش با تعیین اهداف کیفی بخشی روشن می شود. بطور مثال هنگامی که در مورد بخش پژوهش ایجاد پژوهشگاه به عنوان هدف کیفی مطرح میگردد، مشخص می‌شود که طی برنامه باید سازماندهی منابع به طرف تحقق این امر سوق داده شود.
اهمیت اهداف کیفی بخشی ایجاب می‌کند ملاحظات زیر مرنظر قرار گیرد:
اهداف کیفی بخشی باید از دل اهداف کلی منتج شود و باید به گونه‌ای باشد که قابلیت بیان به شکل اهداف کمی را داشته باشد. بدیهی است در تدوین اهداف کیفی ضمن توجه به عوامل محیطی به نقاط ضعف و قوت بخش به طور دقیق عنایت خواهد شد.
پس از تبیین اهداف کیفی بخشی، هدفهای کمی بخشی تعیین می شوند. هدفهای کمی بخشی شاخصها و یا مقادیر کمی هستند که در طی حرکت بخشی باید به آن مقادیر برسیم. مسلماً اهداف کمی بخشی مقدمه تدوین مقدمه تدوین مجموعه‌ای از سیاستها و برنامه‌های اجرایی بخش قرار خواهد گرفت. همانگونه که توضیح داده شد، سیاستها مجموعه تصمیماتی هستند که از سوی مدیریت برای حصول به اهداف کمی اتخاذ میگردد. در واقع سیاستها به منظور برداشتن برخی از موانع و یا تسهیل در اجرای فعالیتها اتخاذ می گردد.
پس از تبیین اهداف کمی ، شوراهای برنامه‌ریزی بخشی نسبت به تدوین سیاستهای بخش اقدام خواهند نمود.
مجموعه اهداف و سیاستهای بخشی به منظور تلفیق، از طریق شوراهای برنامه‌ریزی به شورای تلفیق ارسال میگردد و پس از تلفیق، جهت بررسی و اعلام نظر، به شورای علمی ارسال خواهد شد. شورای علمی پس از بررسی نظرات اصلاحی خود را به شورای تلفیق اعلام نموده و این شورا پس از اعمال اصلاحات پیشنهاد نهایی را به شورای علمی ارجاع می‌نماید.
در این مرحله اهداف و سیاستهای بخشی توسط شورای علمی مورد تأیید قرار گرفته و برای تصویب به هیأت امناء ارسال میگردد.
هیأت امناء پس از بررسی، نظرات اصلاحی خود را به شورای تلفیق منعکس می‌نمایدو پس از اعمال اصلاحات لازم متن پیشنهاد نهایی اهداف و سیاستهای بخشی برای تأیید نهایی به شورای علمی ارسال و از طریق این شورا به هیات امنا ارائه می شود تا هیات امنا این مجموعه (فاز دو) را تصویب و ابلاغ نماید.
با تعیین اهداف کیفی، اهداف کمی و سیاستهای بخشی، زمینه برای تدوین فاز سوم یعنی
برنامه‌های اجرایی فراهم می شود و احدهای جهاد دانشگاهی و مجموعه های زیر نظر بخش های بایستی بر اساس اهداف و سیاستهای بخشی تعیین شده ، برنامه‌های اجرایی خود را مطابق دستورالعمل ها و فرمهای ارائه شده تکمیل و به شورای برنامه ریزی ارائه نمایند.
به منظور تسریع در تدوین برنامه‌های اجرایی باید اقدامات زیر توسط شوراهای برنامه ریزی بخشی صورت گیرد:
1- اخذ برنامه‌های اجرایی از واحدها در راستای اهداف کیفی، کمی و سیاستهای بخش مطابق مصوبات مربوط به سال قبل
2- بررسی برنامه‌های اجرایی
3- اعمال اصلاحات لازم در برنامه‌های اجرایی مطابق اهداف کیفی، کمی و سیاستهای بخشی جدید
بدین ترتیب برنامه‌های جاری بخشی توسط شوراهای برنامه ریز به شورای تلفیق ارائه و شورای تلفیق برنامه جمع‌بندی شده را به شورای علمی پیشنهاد می‌نماید و این برنامه‌ها پس از یکبار رفت و برگشت بین شورای علمی و تلفیق مورد تائید و تصویب نهایی قرار میگیرد قابل توجه است که تصویب نهایی برنامه‌های اجرایی (فاز سوم) در شورای علمی انجام می‌پذیرد.
فاز چهارم مربوط به تهیه و تدوین ماده واحده برنامه توسعه جهاد دانشگاهی است که بر اساس مصوبات مربوط به فاز یک دو و سه، توسط شورای تلفیق تهیه و به شورای علمی ارائه میگردد طی یک رفت و برگشت اصلاحات مورد نظر شورای علمی توسط شورای تلفیق انجام پذیرفته و با تایید نهایی شورای علمی برای بررسی و تصویب به هیات امنا ارائه میگردد هیات امناء نیز پس از بررسی، نظرات اصلاحی خود را به شورای تلفیق اعلام و متعاقب اعمال اصلاحات لازم مجموعه ماده واحدها برنامه توسعه جهاد دانشگاهی شامل تبصره‌ها و خلاصه بودجه برنامه جهت تصویب نهایی به هیات امناء پیشنهاد میگردد.
فاز پنجم برنامه ریزی مربوط به اجرای برنامه می باشد که با تصویب و ابلاغ برنامه توسعه جهاد دانشگاهی آغاز می‌شود.
فاز ششم برنامه ریزی، شامل فعالیتهای مربوط به نظارت، کنترل و ارزیابی اجرای برنامه است،
بی‌تردید مجموعه برنامه‌ریزی می‌بایست پویایی خود را در جریان اجرا و ارزیابی برنامه حفظ نموده و ضامن اجرای صحیح و کارآمد برنامه از طریق نظارت و هدایت کلی باشد چون برای تحقق اهداف، برنامه ریزی شرط لازم بوده و شرط کافی، اجرای صحیح برنامه می‌باشد، لذا بایستی در حین اجرای برنامه، نظارت کافی بر حسن اجرای آن باشد و با ارزیابی عملکرد در مقاطع مختلف برنامه ضمن برآورد میزان تحقق اهداف، انحراف از برنامه را مشخص نموده و در صورت لزوم تعدیل و اصلاحات لازم و اعمال نماید.
جهت عملی شدن نظارت و کنترل ضروری است معاونتها هر سه ماه یکبار عملکرد بخش در مورد برنامه ها را بر اساس دستورالعمل های تنظیمی توسط شورای تلفیق تدوین نمایند.
گزارش عملکرد بخش در شورای برنامه‌ریزی بخشی مورد ارزیابی قرار گرفته و علل انحراف از برنامه مشخص خواهد شد و نتایج بررسی های مذکور به معاونتهای ذیربط و شورای تلفیق منعکس میگردد شورای تلفیق دوبار در سال جمع بندی ارزیابی های انجام شده را به شورای علمی گزارش می‌نماید و شورای علمی به استناد گزارشات مذکور اصلاحات لازم را در تصویب کلیات و برنامه‌های بخشی اعمال می‌نماید.
ارکان نظام برنامه ریزی
1- هیات امناء
2- شورای علمی
3- کمیته تدوین برنامه توسعه جهاد دانشگاهی
4- شورای تلفیق برنامه‌ها
5- شوراهای برنامه‌ریزی بخشی
وظایف ارکان نظام برنامه ریزی
1-4- وظائف هیات امناء
- بررسی و تصویب نهایی کلیات برنامه
- بررسی و تصویب نهایی برنامه توسعه جهاد دانشگاهی
2-4- وظائف شورای علمی
- بررسی و تصویب کلیات برنامه (فاز یک) و ارائه به هیات امناء
- اعمال اصلاحات احتمالی ارجاعی از سوی هیات امنا در مورد کلیات برنامه
- ارجاع اصلاحات لازم در مودر کلیات برنامه و ارائه به کمیته تدوین برنامه توسعه جهاد دانشگاهی
- بررسی و تصویب نهایی اهداف و سیاستهای بخشی (فاز دو) و برنامه اجرایی (فاز سه) و ماده واحده برنامه (فاز چهار)
- ارجاع نظرات اصلاحی احتمالی در فازهای مختلف برنامه ریزی به شورای تلفیق
3-4- وظائف کمیته تدوین برنامه توسعه جهاد دانشگاهی
- تدوین کلیات برنامه و ارائه آن به شورای علمی شامل موارد زیر:
- وضعیت موجود شامل نقاظ قوت و ضعف، شرایط محیطی، فرصتهای و تهدیدها فرصتها و تهدیدها
- پیش فرضهای اصلی و مبنایی
- ماموریتهای و اهداف کلی
- استراتژیها
- سیاستها
- اعمال اصلاحات مورد نظر شورای علمی و ارجاع مجدد کلیات برنامه به آن شورا
4-4- وظائف شورای تلفیق برنامه
- تهیه دستورالعمل ها و فرمهای مورد نیاز برنامه توسعه
- ارائه آموزشهای توجیهی لازم برای اعضاء شوراهای برنامه ریزی بخشی
- همکاری با شوراهای برامه ریزی جهت تدوین برنامه ها
- تلفیق برنامه‌های ارائه شده توسط شوراهای برنامه ریزی و ارائه به شورای علمی
- تهیه و پیشنهاد ماده واحدها برنامه توسعه جهاد دانشگاهی و ارائه به شورای علمی
- اعمال اصلاحات مورد نظر شورای علمی و هیات امناء در کلیه مراحل برنامه ریزی (فاز دو، سه و چهار)
5-4- وظائف شوراهای برنامه ریزی بخشی
- تعیین اهداف کیفی، کمی و سیاستهای بخشی در راستای کلیات برنامه و ارائه به شورای تلفیق
- همکاری با شورای تلفیق در اعمال اصلاحات احتمالی مورد نظر شورای علمی و هیات امناء در فاز دو و سه برنامه‌ریزی
- اخذ برنامه‌های اجرایی (فاز سه) از واحدها مطابق اهداف کیفی ، کمی و سیاستهای بخشی مصوب قبلی
-تدوین برنامه‌های اجرایی بخش به همراه زمانبندی و برآورد درآمدها و هزینه های بخش (تنظیم بودجه بخش) بر اساس اهداف و سیاستهای بخشی و ارائه به شورای تلفیق
- پیشنهاد میزان و محل های تامین منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف کیفی و کمی
- ارائه پیشنهاد به شورای برنامه ریزی زیر بنایی و امور عمومی در موارد زیر:
- ایجاد تحولات ساختار تشکیلاتی و مالی
- تعدیل نیروی انسانی و افزایش کارآیی و سیاستهای حقوق و دستمزد
6-4- وظائف شورای برنامه ریزی زیر بنایی و امور عمومی
این شورا به غیر از وظائف محوله به شوراهای برنامه‌ریزی بخشی، وظائف زیر را نیر بر عهده دارد:
- بررسی و تدوین وضع موجود ساختار اداری، مالی، تشکیلاتی و پیشنهاد برنامه‌های اصلاحی بر اساس کلیات برنامه
- تعیین اهداف کیفی، کمی و سیاستهای زیر بنایی و امور عمومی و ارائه به شورای تلفیق
مراحل تدوین کلیات برنامه و زمانبندی آن
کلیات برنامه (فاز یک) هر سه سال یکبار مورد ارزیابی قرار میگیرد و زمانبندی فعالیتهای تدوین آن بشرح زیر است:
1- تشکیل کمیته تدوین برنامه توسعه جهاد دانشگاهی نیمه دوم فروردین ماه
2- تدوین کلیات برنامه توسط کمیته تدوین و ارائه به شورای علمی تا پایان اردیبهشت ماه
3- بررسی و تصویب کلیات برنامه توسط شورای علمی و ارائه به هیات امناء تا پایان خرداد ماه
4- تصویب نهایی کلیات برنامه توسط هیات امنا و ابلاغ جهت شروع فاز دو تا 20 تیر ماه نمودار نحوه تدوین این فاز در انتهای نظام برنامه‌ریزی رسم شده است.
مراحل تدوین برنامه بخشی (فاز دو) و زمانبندی آن
تدوین برنامه بخشی (فاز دو) همه ساله با تشکیل شوراهای بخشی و جهت تدوین برنامه سه ساله آغار می‌شود و برنامه زمانی آن بشرح زیر است.
1- تشکیل شورای تلفیق تا اول خرداد ماه
2- تهیه دستورالعملها و فرمها و تقویم زمانی انجام فاز دو، سه و چهار تا پایان تیر ماه
و ارائه آموزشهای لازم به منظور توجیه دست اندرکاران
3- تشکیل شوراهای برنامه ریزی بخشی تا 20 تیرماه
4- تهیه برنامه بخشی (فاز دو) در راستای کلیات برنامه توسط شوراهای تا پایان مرداد ماه
برنامه‌ریزی و ارائه و شورای تلفیق
5- تلفیق برنامه‌های بخشی و ارائه به شورای علمی تا پایان 15 شهریور ماه
6- بررسی و اعلام نظر در برنامه بخشی توسط شورای علمی و ارائه به شورای علمی تا 10 مهرماه
شورای تلفیق
7- اعمال نظرات شورای علمی توسط شورای تلفیق و ارجاع مجدد به شورای علمی تا 10 مهرماه
8- تائید برنامه بخشی توسط شورای علمی و ارسال به هیات امناء تا 25 مهر ماه
9- بررسی و اعلام نظر در برنامه بخشی توسط هیات امناء و ارائه به شورای تلفیق تا 10 آبانماه
10- اعمال نظرات هیات امنا توسط شورای تلفیق و ارجاع تا 20 آبانماه
به پیشنهاد نهایی به شورای علمی و از طریق آن به هیات امناء
11- تصویب نهایی برنامه بخشی (فاز دو) توسط هیات امناء و ابلاغ آن تا پایان آبانماه
نمودار نحوه تدوین این فاز در انتهای نظام برنامه ریزی رسم شده است.
مراحل تدوین ماده واحده برنامه توسعه جهاد دانشگاهی (فاز چهار) و زمانبندی آن
تدوین ماده و احده برنامه (فاز چهار) همه ساله توسط شورای تلفیق آغار می شود و برنامه زمانی آن بشرح زیر است:
1- تهیه پیشنهاد اولیه ماده واحده برنامه توسعه جهاد دانشگاهی تا 25 دیماه
توسط شورای تلفیق و ارائه به شورای علمی
2- بررسی و اعلام نظر مقدماتی ماده واحده توسط شورای علمی و تا 5 بهمن ماه
ارائه به شورای تلفیق
3- اعمال نظرات شورای علمی و ارائه مجدد به آن شورا توسط شورای تلفیق تا 10 بهمن ماه
4- تایید نهایی ماده واحده توسط شورای علمی و ارائه به هیات امناء تا 20 بهمن ماه
5- بررسی و اعلام نظر توسط هیات امناء و ارائه به شورای تلفیق تا 10 اسفند ماه
6- اعمال نظرات هیات امناء توسط شورای تلفیق و ارائه تا 15 اسفند ماه
پیشنهاد نهایی ماده واحده بهمراه خلاصه بودجه به هیات امناء
7-تصویب نهایی ماده واحده (فاز چهارم) توسط هیات امناء و ابلاغ آن تا 25 اسفند ماه
نمودار نحوه تدوین این فاز در انتهای نظام برنامه‌ریزی رسم شده است.
ترکیب اعضاء ارکان نظام برنامه ریزی
1-9- اعضاء هیات امناء و شورای علمی مطابق اساسنامه جهاد دانشگاهی
2-9- اعضاء کمیته تدوین برنامه توسعه جهاد دانشگاهی
- رئیس جهاد دانشگاهی (رئیس کمیته)
- معاون هماهنگی و امور مجلس (نایب رییس کمیته)[2]
- مدیرکل دفتر برنامه ریزی و نظارت راهبردی[3]
- معاونین رئیس جهاد دانشگاهی
- سه یا پنج نفر به انتخاب رئیس جهاد دانشگاهی
3-9- اعضاء شورای تلفیق برنامه ها
- مدیران کل طرح و برنامه معاونتها
تبصره 1 : از معاونت پشتیبانی مدیر کل امور مالی به عضویت شورا درخواهد آمد.
تبصره 2 : مدیر کل طرح و برنامه معاونت هماهنگی و امور مجلس رئیس این شورا خواهد بود.
4-9- اعضاء شورای برنامه ریزی بخشی
- معاون ذیربط (رئیس شورا)
- مدیران کل معاونت ذیربط
- سه نفر به انتخاب معاون ذیربط
5-9- اعضاء شورای برنامه ریزی بخشی زیربنایی و امور عمومی
- قائم مقام رئیس جهاد دانشگاهی (رئیس شورا)
- معاون پشتیبانی
- مدیر کل امور مالی معاونت پشتیبانی
- مدیر کل طرح و برنامه معاونت هماهنگی و امور مجلس
- پنج نفر از روسای واحدها (استان تهران یا استانهای دیگر) به انتخاب رئیس جهاد دانشگاهی
6-9- اعضاء شورای پشتیبانی [4]
[1]- تغییر از سه سال به پنج سال بر اساس مصوبه جلسه 140 هیات امنا مورخ 08/10/1395
[2] ,[3] تغییر بر اساس مصوبه جلسه 140 هیات امنا مورخ 08/10/1395
[4]- اضافه شدن این شورا بر اساس مصوبه جلسه 140 هیات امنا مورخ 08/10/1395