نظام نامه همکاری بین واحدی

جهاددانشگاهی، نهادی یکپارچه، گسترده در سراسر استانها و مراکز دانشگاهی کشور است. این نهاد دارای ساختاری نیمه متمرکز بوده و سازمانها، واحدها، پژوهشکده ها و مراکز آن از استقلال مالی برخوردارند. یکی از علل پویایی این نهاد خوداتکایی به درآمدهای حاصله از عرضه خدمات و محصولات مبتنی بر علم و دانش است. تنوع تولیدات و خدمات پژوهشی، آموزشی و فرهنگی این نهاد نیز از نقاط قوت این نهاد است. «فرصتی» که حلقه این ویژگی های منحصر به فرد را کامل می کند «تعامل منطقی درون سازمانی و همکاری بین واحدی» است که نتیجه آن «تعامل منطقی با بازار هدف و عرضه صحیح محصولات و خدمات» است.

محور اصلی این نظام‌نامه، انجام فعالیت‌های مشترک بین واحدهای تابع به منظور تحقق اهداف ذیل می‌باشد:

 

1. ایجاد هم افزایی به منظور استفاده از فرصت‌ها و توانمندی واحدهای جهاددانشگاهی برای رفع نیازهای کشور
2. نظام‌مند کردن ارتباط و همکاری بین واحدی در حوزه فروش خدمات و محصولات واحدهای جهاددانشگاهی
3. ارتقاء سطح همکاری بین واحدی در حوزه های مختلف پژوهشی، آموزشی، فرهنگی و اشتغال
4. ارائه خدمات و محصولات واحدهای جهاددانشگاهی در سایر استانها به گونه ای که تبلیغ و معرفی این توانمندی در استانها توسط سایر واحدهای استانی صورت می گیرد.
5. افزایش میزان درآمد واحدهای جهاددانشگاهی

 

1- تعاریف:

1-1- محصول‌ 

ماحصل (خروجی) یک فرآیند است که منجر به تولید ملموس می‌شود: مانند محصولات فرآیند شده، محصولات سخت‌افزاری و...

1-2- خدمات تخصصی

ماحصل (خروجی) یک یا مجموعه‌ای از فعالیت‌های ناملموس است که در فصل مشترک بین تأمین کننده و مشتری انجام می‌شود و منجر به یک نتیجه ملموس می‌گردد. مانند: خدمات مهندسی و سخت‌افزاری، خدمات نرم‌افزاری، خدمات آموزشی، پژوهشی، فرهنگی و ....

1-3- واحد میزبان

واحدی است که امکان استفاده از همکاری سایر واحدهای جهاددانشگاهی را برای ارائه خدمات و یا محصول آنها در استان خود فراهم می‌کند.

1-4- واحد میهمان

واحدی است که ارائه کننده و صاحب یک محصول و یا خدمات خاص می‌باشد و قصد دارد این خدمات یا محصول را در یکی از استانهای کشور به غیر از استان خود ارائه نماید.

1-5- واحدهای تابع

در این متن منظور از واحدهای تابع، سازمانهای حقوقی  زیرمجموعه جهاددانشگاهی اعم از سازمان‌ها، واحدها، پژوهشگاه‌ها، پژوهشکده‌ها، مراکز، دانشگاه‌ها، موسسه‌های آموزش عالی می‌باشد.

1-6- بازاریابی

یک فرآیند است که از نیازسنجی و تحقیقات بازار و بررسی نیاز مشتریان آغاز می‌گردد و به انعقاد یک قرارداد فروش ختم می‌گردد. لازم به ذکر است که کلیه فعالیتهای لازم برای تبلیغ و ترویج محصولات و خدمات مشمول این فرآیند می‌گردند.

 

2- فرآیند همکاری بین واحدی: فرآیند همکاری بین واحدها می‌تواند شامل مراحل زیر باشد:

1. 1. بازاریابی
   2. انعقاد قرارداد
   3. اجرای پروژه (طرح)
   4. تسویه حساب

 

1. 1. بازاریابی

در این مرحله دو حالت زیر محتمل می‌باشد:

الف- واحد میهمان اقدام به بازاریابی در استان واحد میزبان ‌نماید.

ب- واحد میزبان اقدام به بازاریابی برای واحد میهمان در استان خود ‌نماید.

1. 1. 1. بازاریابی توسط واحد میهمان

در این حالت لازم است واحد میهمان موارد مرتبط با فعالیتهای بازاریابی خود را با واحد میزبان هماهنگ نماید.

این هماهنگی به صورت مکتوب به رییس واحد میزبان و با اعلام اطلاعات لازم شامل نام دقیق کارفرما و موضوع پروژه‌یابی، حجم ریالی و محدوده زمانی و اطلاعات تماس با کارفرما می باشد. رییس واحد میزبان موظف است ظرف حداکثر 5 روز کاری موافقت خود و یا هرگونه محدودیت و یا ملاحظات لازم در این ارتباط را به میهمان به صورت مکتوب اعلام نماید.

تبصره 1: چنانچه یک واحد استانی در تهران اقدام به بازاریابی نماید، لازم است که هنگام شروع پروژه­یابی در استان تهران با توجه به ماهیت آموزشی، پژوهشی، فرهنگی و یا تجاری سازی هر پروژه، معاونت مربوطه را با ارسال نامه مطلع نماید. معاونت مربوطه موظف است ظرف مدت 5 روز کاری هرگونه محدودیت یا ملاحظات لازم در پروژه­یابی مربوطه را اعلام نماید و واحد میهمان نیز موظف به رعایت موارد اعلام شده خواهد بود.

تبصره 2: عدم پاسخ کتبی در محدوده­ی زمانی فوق توسط واحد میزبان یا معاونت مربوطه به منزله عدم وجود هرگونه محدودیت یا ملاحظات خاصی تلقی می­گردد.

 

2-1-2- بازاریابی توسط واحد میزبان

به منظور حمایت و بهره‌برداری از توانمندیها و ظرفیتهای موجود در واحدهای جهاددانشگاهی لازم است که کلیه واحدهای میزبان، حتی‌المقدور از توانمندیهای داخلی جهاددانشگاهی به جای شرکتها و افراد خارج از جهاددانشگاهی استفاده نمایند، لذا:

الف- هر یک از واحدهای میزبان براساس نیازسنجی صورت گرفته در محدوده استان خود و همچنین شناختی که از خدمات و محصولات سایر واحدها دارند می توانند با هماهنگی و همکاری واحد میهمان (صاحب خدمت یا محصول) و دریافت اطلاعات لازم از ایشان در محدوده استان خود بازاریابی نمایند.

• چنانچه در ارتباط با یک زمینه خاص بیش از یک واحد برای همکاری و ارائه خدمت/ محصول با واحد میزبان اعلام آمادگی نماید، به منظور جلوگیری از رقابت ناسالم اولویت در ارائه پیشنهاد با واحدی است که موضوع کار، مرتبط با زمینه تخصصی مصوب آن واحد است. در صورت مبهم بودن زمینه تخصصی و یا عدم همکاری واحد میهمان دارای اولویت، واحد میزبان می‌تواند سایر واحدهای میهمان دارای صلاحیت (با توجه به توصیه معاونت مربوطه) را بنا به تشخیص خود، جهت همکاری برگزیند.

• واحد میهمان موظف است حداقل 2 و حداکثر 10 درصد از مبلغ قرارداد را طبق توافق با واحد میزبان پس از عقد قرارداد و دریافت پیش پرداخت از کارفرما به واحد میزبان پرداخت نماید.
• هرگونه توافق طرفین و تعیین وظایف و تکالیف هر طرف در خصوص بازاریابی، می‌بایست مطابق مفاد این نظام‌نامه و قبل از شروع فرآیند بازاریابی تنظیم و منعقد گردد.
• قیمت پیشنهادی محصول و خدمات توسط میهمان باید به گونه‌ای باشد که ضمن رعایت کیفیت محصول یا خدمات، قابل رقابت با سایر پیشنهاد دهندگان و رقبای بیرونی باشد.

تبصره 1 : در ارتباط با استان اصفهان لازم است که واحدها جهت پروژه یابی در حوزه های فنی و مهندسی، علوم پایه و کشاورزی با واحد جهاددانشگاهی صنعتی اصفهان و در ارتباط با حوزه های علوم پزشکی و علوم انسانی با واحد جهاددانشگاهی اصفهان هماهنگ نمایند.

 

2-2- انعقاد قرارداد:

پس از انجام مراحل بازاریابی در مرحله انعقاد قرارداد دو حالت ذیل با رعایت تمامی نکات این نظام‌نامه به ویــــژه الزامــات بازاریابی (بند2-1) متصور است:

1- قرارداد به صورت دوجانبه توسط واحد میهمان یا میزبان با کارفرما منعقد گردد.

2-  قرارداد به صورت مشترک و سه یا چند جانبه توسط واحدهای میهمان و میزبان با کارفرما منعقد گردد.

الف- کلیه تضامین لازم مطابق قرارداد بر عهده واحد/ واحدهایی است که طرف قرارداد با کارفرما هستند و در هر یک از حالتهای فوق الذکر نوع تعامل و همکاری با واحد دیگر می‌بایست در قالب یک توافق‌‌نامه جداگانه  به طور کامل مشخص گردد.

ب- چنانچه واحدی صرفاً قرارداد را منعقد نموده و در اجرای آن مشارکتی نداشته باشد می‌تواند 5 درصد از مبلغ قرارداد را به عنوان حق پذیرش ریسک تعهدات قرارداد به خود اختصاص دهد. در این صورت لازم است تعهد پرداخت هزینه‌های بیمه، مالیات و جرائم احتمالی متعلقه توسط طرفین در قالب توافقنامه فوق‌الذکر (بند الف) مشخص گردد.

ج- در شرایطی که هر دو واحد در انعقاد قرارداد مشارکت داشته باشند لازم است که متناسب با سهم همکاری هر یک در اجرای طرح، در قبال تضامین آن متعهد گردند.(مطابق بند ج ماده 2-3)

تبصره 1: توصیه می‌شود، به منظور پیشگیری از هرگونه مشکلات احتمالی در قراردادهای منعقده با کارفرما واحدها از نظر مشورتی اداره کل حقوقی بهره مند گردند.

 

2-3- اجرای پروژه (طرح)

واحدهای میهمان (صاحب خدمت/ محصول) و میزبان می توانند متناسب با نوع و سطح مشارکت درصدی از مبلغ قرارداد را به خود اختصاص دهند. نوع همکاری و مشارکت واحدها در تولید و فروش محصولات و یا خدمات تخصصی می تواند شامل موارد زیر باشد:

1. تأمین منابع اعم از منابع مالی و زیرساختها
2. اجرای پروژه
3. بهره برداری از برند
4. مشاوره و نظارت بر اجرای طرح (پروژه)
5. تأمین نیروی انسانی متخصص و یا اجرایی
6. تنظیم گزارش‌های مورد نیاز به ویژه، گزارش پایانی و دفاع از پروژه جهت تحویل به کارفرما
7. پیگیری فرآیندهای مالی از جمله دریافت پیش پرداخت، پرداخت کسورات قرارداد (بیمه، مالیات، عوارض و ....) و تسویه حساب نهایی با کارفرما.

الف- ضرورت دارد که واحدهای میهمان (صاحب خدمت/ محصول) به منظور ارتقاء سطح همکاریهای بین واحدی، از تمامی ظرفیتهای موجود واحدهای میزبان بهره مند گردند. در توافق کتبی برای تقسیم وظایف و فعالیتهای قابل واگذاری متناسب با توانمندیها، لازم است به ظرفیت‌های واحد میزبان نیز توجه ویژه شود و در هر صورت مطلوب است روح همکاری و کار جمعی در تمامی مراحل وجود داشته باشد.

ب- به منظور توسعه سطح همکاریهای بین واحدی توصیه می‌شود واحدهای میهمان، به ارتقاء سطح آگاهی همکاران واحد میزبان اهتمام ورزند و دانش و تجربیات خود را در اختیار ایشان قرار دهند.

ج- قبل از اجرای پروژه باید لیست فعالیتهای پروژه در قالب ساختار شکست کار «WBS» با ذکر دقیق وزن و اعتبار مالی هر فعالیت مشخص و به توافق طرفین برسد و در توافق فیمابین سهم میزبان و میهمان بر این اساس تعریف گردد و هر یک از طرفین ملزم به انجام تعهدات خود مطابق زمانبندی و هزینه‌های مربوطه می‌باشند. ضروریست که در این توافق در صورت بروز مشکلات احتمالی در انجام پروژه نحوه محاسبه جرایم حاصل از تأخیرات، نقص حسن انجام کار و ... و سهم تعهد هر یک از طرفین در این موارد مشخص شده باشد.

ح- چنانچه دو واحد میزبان و میهمان توافق نمایند که یک پروژه را به صورت مشترک انجام دهند، متناسب با سهم مشارکت در سود و زیان محاسبه شده پس از اتمام پروژه سهیم می‌باشند. لازم است که این سهم مشارکت در سود و زیان پایانی را پیش از آغاز کار و در قالب یک توافق‌نامه مشخص نمایند.

 

3- موارد اختلاف

الف- در صورت عدم رعایت مفاد این نظام‌نامه و بروز هرگونه اختلاف نظر فیمابین واحدهای میزبان و میهمان و عدم مصالحه طرفین، موضوع توسط معاونت هماهنگی مورد بررسی قرار خواهد گرفت و تصمیم لازم در این خصوص با هماهنگی معاونت مربوطه اتخاذ می‌گردد که برای طرفین لازم‌الاجرا خواهد بود.

ب- در صورتیکه تصمیم معاونت مربوطه مبنی بر اعمال جریمه برای واحد متخلف باشد و واحد متخلف از پرداخت جریمه امتناع ورزد جریمه با اعلام معاونت هماهنگی و امور مجلس به معاونت پشتیبانی از محل بودجه جاری واحد متخلف کسر و وصول خواهد شد.